Tata Naskah Dinas Sekretariat BLM

TATA NASKAH DINAS

SEKRETARIAT BADAN LEGISLATIF MAHASISWA

SURAT RESMI

Ketentuan teknis:

1. Jenis kertas yang digunakan adalah kertas F4, dengan margin atas, bawah, dan kanan masing- masing 2 cm dan margin kiri 3 cm dengan menggunakan font Book Antiqua 12

2. Isi surat resmi diketik satu spasi dan diberi jarak 1,5- 2 spasi diantara dua paragraf. Untuk surat resmi yang terdiri dari satu paragraf jarak antar baris adalah dua spasi

Kop Surat

Kop Surat berisi nama organisasi (Badan Legislatif Mahasiswa), alamat sekretariat, dan logo di sebelah kiri atas

Pendahuluan Surat

1. Nomor Surat: nomor pembuatan surat dicantumkan di kiri atas (di bawah kop surat)

Contoh >> No: 067/ST/BLM/X/2012

067 : menunjukkan nomor urut surat

ST : menunjukkan kode surat, dengan ketentuan sebagai berikut:

S	Surat Keluar
ST	Surat Tugas
Und	Surat Undangan
SKEP	Surat Keputusan

BLM : menunjukkan kode organisasi

X : menunjukkan bulan keluarnya surat

2012 : menunjukkan tahun keluarnya surat

2. Tanggal Surat, dicantumkan di pojok kanan atas (di bawah kop surat)

3. Perihal Surat, berisi uraian singkat mengenai hal dimaksud dalam surat, ditulis sesuai kebutuhan dan ditulis dengan bahasa yang singkat dan jelas

4. Lampiran, dicantumkan jika dalam surat disertai dengan lampiran, dan tidak dituliskan jika tidak terdapat lampiran

5. Tujuan Surat, adalah pihak yang dituju dalam surat, yakni jabatan/ instansi. Nama tempat ditulis kota keberadaan instansi/ orang yang dituju

Contoh:

Yth. Kepala Sekretariat

Sekolah Tinggi Akuntansi Negara

Jalan Bintaro Utama Sektor V

Tangerang Selatan

Badan Surat

1. Salam Pembuka; bersifat opsional, dicantumkan apabila dianggap perlu

2. Pembukaan, menggunakan bahasa yang sopan dan lugas. Berisi deskripsi singkat kegiatan yang akan diadakan

3. Isi, berisi pokok permasalahan sebagai tujuan dituliskannya surat, ditulis dengan bahasa yang sopan dan lugas

4. Penutup, ditulis dengan menggunakan bahasa yang sopan dan lugas

Tanda Tangan

1. Setiap surat wajib melampirkan tanda tangan pihak yang bertanggung jawab terhadap surat tersebut

2. Letak jabatan, tanda tangan, nama jelas dan NPM untuk jabatan yang lebih tinggi berada di sebelah kiri

3. Pihak yang mengetahui pembuatan surat tersebut, jabatan, nama jelas, tanda tangan dan NPM terletak di bawah dan di bagian tengah surat

Contoh: tanda tangan Ketua BLM yang membawahi Sekretariat BLM

Tembusan

Tembusan berfungsi untuk memberitahukan kepada pembaca surat bahwa surat tersebut dikirim pula kepada pihak lain yang perlu mengetahui isi surat tersebut

1. Jika pihak yang diberi tembusan lebih dari satu, nama- nama instansi diberi nomor urut. Jika hanya satu, tidak perlu diberi nomor urut

2. Tidak perlu menggunakan kata- kata seperti Yth., Kepada Yth., dan sebagainya

3. Tidak dibenarkan mencantumkan kata arsip

4. Surat kepada Pejabat BPPK harus ditembuskan pada Direktur STAN

5. Surat kepada Pejabat STAN harus ditembuskan kepada Direktur STAN atau Kepala Sekretariat

Contact Person

Setiap surat, apapun bentuknya, perlu dicantumkan nama dan nomor handphone dari contact person yang mengeluarkan surat, dan dituliskan pada bagian footer kiri



PROPOSAL

Ketentuan teknis:

1. Jenis kertas yang digunakan adalah kertas F4, dengan margin atas, bawah, dan kanan masing- masing 2 cm dan margin kiri 3 cm dengan menggunakan font Book Antiqua 12

2. Isi proposal diketik satu spasi dan diberi jarak 1,5- 2 spasi diantara dua paragraf.

3. Setiap proposal yang diajukan diwajibkan menggunakan Kop Badan Legislatif Mahasiswa, alamat sekretariat, dengan logo organisasi di sebelah kiri atas

Sistematika Penulisan

Secara sistematis, sebuah proposal proyek harus memuat sekurang- kurangnya:

1. Pendahuluan, menjelaskan latar belakang diadakannya suatu kegiatan

2. Tujuan, menjelaskan tentang hal-hal yang ingin dicapai dari pelaksanaan kegiatan dimaksud

3. Nama, Tema, dan Motto, menerangkan nama kegiatan, tema dan motto dari kegiatan dimaksud

4. Penyelenggara, menjelaskan nama organisasi atau struktural internal BLM yang menyelenggarakan kegiatan tersebut

5. Sasaran dan Target Kegiatan, menjelaskan objek peserta atau audiensi yang diharapkan berperan aktif mengikuti kegiatan dan atau proyek tersebut dan dinyatakan dalam jumlah angka

6. Pelaksanaan, menjelaskan waktu dan tempat kegiatan diselenggarakan

7. Deskripsi Kegiatan, menjelaskan bentuk proyek dan atau kegiatan yang akan diselenggarakan

8. Susunan Acara, menjelaskan jadwal kronologis sistematika acara dari proyek atau kegiatan dimaksud

9. Susunan Kepanitiaan, menjelaskan struktur kepanitiaan proyek dan atau kegiatan tersebut, sekurang- kurangnya memuat nama penanggung jawab dan susunan panitia pelaksana (organizing committee)

10. Anggaran, menjelaskan perkiraan pendapatan dan belanja yang akan terjadai selama proses kepanitiaan berlangsung

11. Penutup, menjelaskan tentang hal-hal tambahan yang dianggap perlu dalam proposal

Alur Pengajuan Proposal

1. Proposal yang telah disetujui oleh ketua BLM diajukan kepada Presiden Mahasiswa melalui Sekretariat BLM minimal 2 (dua) minggu sebelum kegiatan diselenggarakan dalam rangkap 2 (dua) dan keduanya harus asli, bukan hasil scan ataupun fotokopi

2. Atas proposal yang diajukan, pihak BEM dapat menyetujui atau menolaknya. Dalam hal dilakukan penolakan, akan ditindaklanjuti dengan Surat Tanggapan BEM

LAPORAN PERTANGGUNGJAWABAN

Ketentuan teknis:

1. Jenis kertas yang digunakan adalah kertas F4, dengan margin atas, bawah, dan kanan masing- masing 2 cm dan margin kiri 3 cm dengan menggunakan font Book Antiqua 12

2. Isi Laporan Pertanggungjawaban diketik 1,5 dan diberi jarak 1,5- 2 spasi diantara dua paragraf.

3. Setiap Laporan Pertanggungjawaban yang diajukan diwajibkan menggunakan Kop Badan Legislatif Mahasiswa, alamat sekretariat, dengan logo organisasi di sebelah kiri atas

Sistematika Penulisan

Setiap Laporan Pertanggungjawaban harus memuat sekurang-kurangnya:

1. Pendahuluan, berisi tentang latar belakang pelaksanaan kegiatan

2. Gambaran Umum Kegiatan, berisi tentang gambaran umum pelaksanaan kegiatan

3. Rencana Kegiatan, berisi mengenai rencana kegiatan seperti yang tercantum dalam proposal baik dari segi teknis maupun finansial. Dalam rencana kegiatan ini dicantumkan pula mengenai deskripsi tugas dan personil panitia dari masing- masing bidang yang terdapat dalam kepanitiaan tersebut

4. Tingkat Kesuksesan Kegiatan, berisi tentang tingkat kesuksesan pelaksanaan kegiatan berdasarkan parameter pengukuran kesesuaian antara tujuan, sasaran, target yang diharapkan dengan realisasi pelaksanaan kegiatan

5. Laporan Realisasi Anggaran, berisi tentang realisasi dan penjelasan perbedaan signifikan antara anggaran dengan realisasi anggaran

6. Hambatan, berisi tentang hambatan-hambatan yang terjadi selama pelaksanaan kegiatan sehingga menyebabkan ketidaksesuaian antara rencana dengan realisasi

7. Saran, berisi tentang saran yang dapat diberikan kepada penyelenggara kegiatan berikutnya sehubungan dengan pelaksanaan kegiatan tersebut

8. Penutup, berisi tentang prakata terakhir pihak penyelenggara kegiatan, dapat berupa ucapan terima kasih, permohonan maaf, maupun motivasi semangat baik bagi penyelenggara kegiatan tersebut maupun penyelenggara kegiatan berikutnya

Alur Pengajuan Proposal

1. Laporan Pertanggungjawaban yang telah disetujui oleh ketua BLM diajukan kepada Badan Eksekutif Mahasiswa melalui Sekretariat BLM maksimal 30 (tiga puluh) hari setelah berakhirnya kegiatan dimaksud

2. Atas Laporan Pertanggungjawaban yang diajukan, pihak BEM dapat menyetujui atau menolaknya setelah dilakukan pengkajian dan audit anggaran.


*dapat didownload versi PDF disini